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Gestão de Estoques: como manter os estoques da empresa abastecidos

Guilherme Castilho Encinas da Rocha

Guilherme Castilho Encinas da Rocha


Os estoques são fundamentais para o funcionamento de uma empresa. Quantidades adequadas em estoque representam uma segurança frente aos riscos e incertezas da demanda do mercado. Porém, um alto volume de material estocado representa um custo elevado e pode ser prejudicial para a organização.

Ao entender o funcionamento da cadeia de abastecimento da empresa e o fluxo de informações ligadas ao suprimento de materiais, assim como a utilização de métodos e técnicas, podemos otimizar a gestão dos estoques.

Neste artigo, vamos falar sobre:

  • A importância do gerenciamento da cadeia de suprimentos;
  • Como o processo de compras auxilia na administração de materiais;
  • Como fazer a gestão de estoques.

Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos

A Cadeia de Suprimentos, também chamada de Cadeia de Abastecimento, corresponde ao caminho que se inicia nas fontes de matéria-prima (fornecimento), passa pelas fábricas de componentes, manufatura de produtos, distribuição, varejistas e, por fim, chega às partes consumidoras finais.

Quando falamos sobre a manutenção do abastecimento de estoques, é importante levarmos em conta o Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos - ou Supply Chain Management (SCM), em inglês - conceito que preza pela integração dos processos industriais e comerciais, e gerenciamento do fluxo de mercadorias, informações e finanças, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega do produto final. Lembrando que o artigo citado acima está em inglês e você pode lê-lo tranquilamente em português, fazendo o download da extensão “google tradutor” pelo google chrome.

A Importância da Logística

O Conselho de Profissionais de Gestão da Cadeia de Suprimentos - ou Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), em inglês - define o processo logístico como:

A logística é a área da gestão da cadeia de suprimentos que está ligada às atividades de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de produtos, serviços e informações associadas ao processo, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o objetivo de atender aos requisitos das pessoas consumidoras.

O entendimento do sistema logístico e seus fluxos é fundamental para garantir que os estoques da empresa se mantenham abastecidos, no momento em que forem necessários, e com o mínimo custo possível.

Figura com retângulos verticais azuis representando os elos da cadeia de suprimentos de uma empresa. O primeiro retângulo, da esquerda para a direita, representa os fornecedores. Na sequência há: Manufatura, Distribuição, Varejistas e, por fim, consumidores. Na parte de cima, há setas pretas indicando o caminho que as informações percorrem entre as partes da cadeia, partindo da parte consumidora, e atravessando todos os elos até chegar no fornecimento. Após isso ela faz o caminho inverso, voltando para os consumidores.  Na região central da imagem há uma seta que parte do fornecimento e vai em direção a consumidores, indicando o caminho que materiais percorrem no fluxo. Por fim, na região inferior da figura, há uma seta preta partindo de consumidores, indo em direção a parte fornecedora, indicando o fluxo do dinheiro na cadeia de suprimentos.

Para otimizar os fluxos logísticos, e garantir o abastecimento da empresa, é possível:

  • Negociar acordos e cumprimento de prazos com as partes fornecedoras ao longo de toda a cadeia de suprimentos;
  • Manter uma integração efetiva entre todos os setores da empresa;
  • Manter uma integração efetiva e bom relacionamento com as outras partes da cadeia (fornecedoras, clientes, manufatura).

Compras e Administração de Materiais

A manutenção do abastecimento de estoques tem relação com a administração de materiais, a qual compreende um sistema integrado de atividades fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro da organização. Lembre-se que gerir corretamente o abastecimento de materiais pode contribuir para a melhoria dos resultados financeiros.

Neste contexto, o processo de compras, responsável pela gestão, negociação e contratação de compras deve garantir o suprimento dos materiais necessários ao funcionamento da empresa. Assim, o abastecimento leva em consideração o controle de estoque, através de um planejamento adequado.

Para otimizar a assertividade de suas compras, é importante levar em consideração as seguintes indagações:

  • Qual a quantidade necessária deste produto?
  • Qual o prazo em que o produto deverá estar disponível?
  • Qual o nível de qualidade que o produto a ser comprado deve possuir?
  • Quais são os preços deste produto no mercado, e qual o custo de mantê-lo estocado?
Imagem com fundo preto simulando uma lousa de aula, ao centro está um triângulo com arestas azuis. Em uma das arestas está escrito tempo (em amarelo), representado por uma figura de ampulheta verde, em outra aresta está escrito custo (em amarelo), representado por uma imagem de saco verde com um cifrão, e na última aresta está escrito qualidade (em amarelo), representada por um símbolo de verificação na cor verde.

Desta forma, a área de compras busca, por um lado, evitar o desabastecimento, e por outro, frear o aumento desenfreado do volume estocado, o que representa um elevado custo.

Saiba como gerenciar os estoques e manter a empresa abastecida

A gestão de estoques tem grande importância para as estratégias e resultados da organização. Neste sentido, seguem algumas técnicas e boas práticas que podem facilitar este processo e garantir um abastecimento adequado da empresa:

1. Priorizar produtos

É importante manter registros sobre as entradas e saídas de materiais, para entender a rotatividade dos seus produtos. Podemos utilizar metodologias para priorizar o abastecimento dos produtos que sejam mais significativos à empresa (que possuem maior demanda e retorno financeiro).

Um método que pode ser aplicado para esta finalidade é a Curva ABC. Este método é baseado no Princípio de Pareto, o qual aplicado em gestão de estoques indica que aproximadamente 20% dos itens podem trazer até 80% dos resultados financeiros para a organização. Ou seja, são nestes produtos em que podemos focar os esforços de suprimento.

Como aplicar o método na prática?

Mapeamento das vendas

Primeiramente, é necessário levantar o histórico de vendas dos itens em determinado período. Suponhamos os seguintes dados hipotéticos:

ProdutoQuantidadePreço Unitário (R$)Valor Total (R$)
Item 1251253.125
Item 2151502.250
Item 3221252.750
Item 4101001.000
Item 52540010.000
Item 6302507.500
Item 7501507.500
Item 87583062.250
Item 99095085.500
Item 10104204.200
Organização

A partir disto, podemos organizar os itens, em ordem decrescente do valor total, da seguinte maneira:

ProdutoQuantidadePreço Unitário (R$)Valor Total (R$)
Item 99095085.500
Item 87583062.250
Item 52540010.000
Item 6302507.500
Item 7501507.500
Item 10104204.200
Item 1251253.125
Item 3221252.750
Item 2151502.250
Item 4101001.000
Soma acumulada e porcentagem

Na sequência, podemos calcular o valor acumulado das vendas dos produtos e achar as porcentagens deste valor acumulado, comparando com o valor total de vendas:

ProdutoQuantidadePreço Unitário (R$)Valor Total (R$)Valor Acumulado (R$)Porcentagem Acumulada (%)
Item 99095085.50085.50046%
Item 87583062.250147.75079%
Item 52540010.000157.75085%
Item 6302507.500165.25089%
Item 7501507.500172.75093%
Item 10104204.200176.95095%
Item 1251253.125180.07597%
Item 3221252.750182.82598%
Item 2151502.250185.07599%
Item 4101001.000186.075100%
Total186.075100%
Classificação

Por fim, podemos classificar os itens de acordo com o seguinte critério:

  • Classificação A: 20% dos itens em estoque que trazem 80% dos resultados de vendas (aproximadamente);
  • Classificação B: 30% dos itens em estoque que trazem 15% dos resultados de vendas;
  • Classificação C: 50% dos itens em estoque que trazem 5% dos resultados de vendas;
ProdutoClassificação
Item 9A
Item 8A
Item 5B
Item 6B
Item 7B
Item 10C
Item 1C
Item 3C
Item 2C
Item 4C

Desta forma, definimos uma priorização do estoque, com foco no abastecimento da classe A, diminuindo gradativamente a prioridade para os itens que se enquadram nas outras classes.

2. Definir um estoque de segurança

O estoque de segurança pode ter um papel fundamental para a garantia de abastecimento dos estoques da empresa. A partir do cálculo dessa quantidade de segurança, a empresa fica melhor preparada para absorver variações inesperadas na demanda de seus produtos e outros imprevistos que podem ocorrer no processo, como problemas com o fornecedor ou atrasos na entrega.

Essa definição também pode ajudar a calcular qual o melhor momento para que seja realizado um novo pedido de compra de determinado material, conceito conhecido como ponto de pedido, ou reorder point, em inglês.

3. Entender o comportamento da demanda

As informações sobre a demanda são de extrema importância para a gestão e controle de todas as partes que compõem a cadeia de suprimentos. Os dados históricos sobre a demanda podem ser analisados e, a partir disso, é possível entender o seu comportamento e as oscilações que são observadas ao longo do tempo.

Para otimizar o abastecimento da empresa, é possível utilizar técnicas de previsão da demanda, as quais permitem estimar qual será o comportamento da demanda do mercado no futuro. Isto possibilita antever a necessidade de compra de materiais.

Comparativo do comportamento do estoque e da demanda ao longo do tempo. No eixo horizontal está representado um período de tempo. Estão plotadas duas curvas: Uma curva superior azul representa o comportamento do estoque ao longo do tempo. E uma curva inferior vermelha que representa o comportamento da demanda ao longo do tempo. O estoque sempre está um pouco maior que a demanda em cada período, e as curvas têm comportamento similar.

4. Relacionamento com fornecedores

O contato e relacionamento com as partes fornecedoras de materiais é fundamental para a manutenção do abastecimento de estoques. Neste âmbito, deve ser feita a troca de informações que sejam pertinentes ao processo de suprimentos e possíveis negociações entre as partes.

5. Utilizar tecnologia no processo

A utilização de softwares pode facilitar o controle de abastecimento da empresa. Um sistema integrado, que permita registrar e acompanhar as informações sobre abastecimento, como um sistema WMS (Warehouse Management System) - ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português - pode auxiliar na otimização do gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Além disso, novas tecnologias, como Inteligência Artificial, aprendizado de máquina, Internet das Coisas, automação e sensores, aplicadas na cadeia de abastecimento podem transformar a maneira pela qual as empresas distribuem seus produtos, acompanhando os avanços da Indústria 4.0.

Imagem com fundo branco. Na parte superior da imagem, há um conjunto de hexágonos azuis. Cada hexágono possui um ícone preto em seu interior que representa uma tecnologia ou atividade industrial, como o símbolo de wi-fi, engrenagens, braço robótico, ferramentas, lâmpada, pessoas, nuvem. Ao centro da imagem, está destacada uma fábrica, com contorno azul e fumaça saindo de uma chaminé. Na parte inferior, há dois caminhões pretos, um indo para a direita, e outro indo para a esquerda com a escrita “Industry 4.0” na sua lateral.

Conclusão

Desta maneira, vimos que manter o abastecimento dos estoques requer atenção no fluxo de informações que são trocadas ao longo da cadeia de suprimentos, sendo fundamental estabelecer um gerenciamento efetivo e integrado desta cadeia. O abastecimento da empresa deve considerar o controle de estoque e buscar o equilíbrio entre tempo, custo, quantidade e qualidade.

Além disso, vimos que o abastecimento dos estoques pode ser controlado através de métodos de gestão, como a priorização de abastecimento pela curva ABC. Algumas técnicas, como a definição de um estoque de segurança e utilização de modelos de previsão da demanda também podem otimizar o processo.

Por fim, vale ressaltar a importância de uma boa comunicação entre as partes da cadeia de abastecimento e a utilização de tecnologia de ponta para facilitar e otimizar os processos envolvidos no suprimento da empresa.

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Guilherme Castilho Encinas da Rocha
Guilherme Castilho Encinas da Rocha

Guilherme é estudante de Engenharia de Produção pela UNESP. Atuou como Jovem Aprendiz em uma Indústria Metalúrgica, na área da Qualidade. Atualmente é integrante do Scuba Team da Escola de Gestão e Inovação da Alura, solucionando dúvidas dos cursos, com foco em Hard Skills de Gestão.

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