Primeiras aulas do curso Power Automate Flow automação: Ênfase em fluxos e processos de trabalho

Power Automate Flow automação: Ênfase em fluxos e processos de trabalho

Conceitos chave - Introdução do curso

Tudo bem? Sejam bem-vindos ao nosso curso de Power Automate, e como muitos conhecem, o Flow. Recentemente, a Microsoft trocou esse nome. Ela passou de Flow, que é um nome já muito conhecido no mercado, para Power Automate.

Nesse curso, a gente vai mostrar para vocês como a gente pode automatizar os nossos fluxos de trabalho de uma maneira fácil e rápida, sem precisar ser desenvolvedor, sem precisar trabalhar desde o início com tecnologia, com conhecimento básico que a gente tem nas aplicações da Microsoft. A mágica que a gente pode fazer com essa aplicação.

Vamos lá com a gente? Nessa primeira aula, conceitos-chave, a gente vai fazer um teaser do curso, passar uma ideia macro do nosso curso, e vamos falar um pouco dos conceitos iniciais, e vamos falar também do nosso trabalho de conclusão de curso.

Antes de tudo, qual é o nosso objetivo desse curso? Primeiramente, proporcionar a você, aluno, a compreensão teórica e prática do Power Automate, ou Flow, para um uso aplicado na melhoria de processos, da sua rotina, por exemplo, desmistificando a complexidade do uso.

Muita gente acaba nem mexendo no Flow, no Power Automate, nem investigando as funcionalidades dele, porque acha que é uma aplicação de automação que requer programação, entre outras coisas.

Então, um dos objetivos principais desse curso é desmistificar essa complexidade para que a gente possa usar, de uma forma confortável, com tranquilidade nos nossos processos.

Outro ponto é prover esse conhecimento de automação de uma maneira clara e básica, sem grandes conhecimentos de programação. Nosso público-alvo vai desde analistas de processos, projetos, quem trabalha com escritório de projetos, gerente de projetos, operações.

O requisito básico que a gente precisa é uma certa familiaridade com Excel, com SharePoint e com o One Drive, que são as principais integrações básicas que a gente conhece, e que, de cara, já trazem um valor muito grande para os nossos processos.

O que a gente vai ver nesse curso? Nessa primeira aula de conceitos-chave, essa nossa aula de teaser do curso, conceitos iniciais, na sequência a gente vai fazer uma imersão prática na ferramenta.

No nosso vídeo três, a gente vai estudar a interface de uso, o que a gente vai poder clicar como usuário, o que a gente vai explorar. Vamos dar os nossos primeiros passos no nosso projeto de conclusão de curso.

Na nossa aula dois, a gente vai começar a criação do nosso fluxo. É nessa hora que a gente vai criar um fluxo do zero, ponta a ponta, entendendo claramente cada passo que vai ser executado.

Depois disso, a gente vai se apropriar dos modelos que o Flow já disponibiliza, modelos que já são conhecidos, que funcionam, e a gente vai utilizar eles para a criação de fluxos, e a gente vai perceber que isso é muito fácil.

Na sequência, vamos explicar a solução mobile, vamos mostrar as funcionalidades do celular também. Dar continuidade no nosso projeto de conclusão de curso. N a aula três, a gente já vai trabalhar com a operacionalização do fluxo. O nosso fluxo já está funcionando, o que a gente tem que fazer.

Como a gente cria fluxos de equipe, a gente consegue compartilhar fluxos com outras pessoas que podem colaborar, desenvolver e melhorar o nosso fluxo. Na sequência, vamos ensinar como a gente faz fluxos recorrentes para tarefas que a gente já detectou que são de fato processos contínuos.

Como a gente monitora os nossos fluxos, como a gente vê se ele está sustentável, como uma equipe de sustentação vai conseguir sustentar um fluxo de uma área. Novamente, vamos continuar o nosso projeto de conclusão de curso.

Na aula quatro, como a gente vai governar esse fluxo. Vamos mostrar como a gente pode utilizar o Visio no fluxo integrado com o Power Automate, ou o Flow. Como a gente soluciona problemas, onde a gente vai buscar soluções.

A gente vai mostrar uma solução da Microsoft interessante, um portal da Microsoft que mostra uma série de pontos que a gente pode consultar quando a gente tiver um problema que ninguém sabe como resolver, por exemplo, um guia rápido.

E no nosso vídeo três, a gente vai fazer a conclusão desse nosso curso, mostrando todos esses pontos aqui que a gente está passando, tudo o que a gente passou por ele.

E no vídeo quatro da nossa aula quatro, fechar o nosso projeto de conclusão de curso com chave de ouro. E o que a gente vai fazer no nosso projeto de conclusão de curso? Primeiramente, a gente vai aprender a criar um cenário adequado aos negócios que usem aprovações.

O foco desse projeto é trabalhar com aprovações, como o Flow, integrado com Twitter, e o SharePoint, conseguem trazer para a gente essa solução. Então, nesse cenário, qualquer pessoa que tenha acesso a uma lista do SharePoint poderá colaborar com tweets.

Então, imagine que você tem uma equipe de desenvolvimento, ou uma equipe de marketing, que ele trabalha com a publicação de tweets. Então eles vão trabalhar nessa lista do SharePoint colocando os textos que a equipe vê que é viável publicar no Twitter.

Então, a equipe, depois de publicado nessa lista de SharePoint, vai se ter uma provação do líder dessa equipe, por exemplo, ou de quem faz a aprovação da edição, vai aprovar ou rejeitar esses tweets. Portanto, essa equipe permanece no controle da conta e do conteúdo que é distribuído aos clientes.

Então você consegue, através do SharePoint, visualizar todos os conteúdos candidatos, e através de uma aprovação que o Flow permite, isso automaticamente vai para uma publicação em produção do Twitter.

Você usará um modelo clássico do Power Automate, do Flow, que inicia um processo de aprovação sempre quando o item é criado em uma lista específica. Quando alguém colocar uma publicação nessa fila de publicações no SharePoint, isso automaticamente já vai para a aprovação.

Se o item for aprovado, como a gente tinha dito, esse tweet vai ser postado no Twitter. E uma lista de SharePoint integrada com a resposta de aprovação, controle de aprovação, será gerada, indicando se o item foi aprovado, ou comentários para uma possível recusa ou ajuste.

Deu para entender a grandeza desse projeto de conclusão de curso? Aparentemente, a gente vê aqui na descrição, parece que é algo ainda complexo. Basicamente, a gente vai integrar três sistemas: SharePoint, twitter, e também o Flow fazendo as aprovações.

Espero que vocês estejam motivados para começar esse projeto. Eu garanto para vocês que isso vai ajudar demais os seus processos, que você vai acelerar os seus processos, fazer eles num tempo de resposta mais curto.

E logo após a conclusão desse curso, você já vai poder aplicar. Isso não vai ficar só na prática, você não vai precisar ficar consultando para poder utilizar. A intenção aqui é você já sai sair com a mão na massa.

Então, vamos continuar com a gente? Vamos para a próxima aula? Muito obrigado. Abraços.

Conceitos chave - Imersão Flow

Sejam bem-vindos à nossa aula um: conceitos-chave. Nesse vídeo dois, a gente vai falar um pouco especificamente do Flow. A gente vai fazer uma imersão na ferramenta propriamente dita, referente a esse curso: o MsFlow.

E o que é o Microsoft Flow? O Microsoft Flow é um serviço de fluxo de trabalho online, que visa automatizar as ações entre aplicativos e serviços comuns no nosso dia a dia. Os da Microsoft, e também uma série de outros aplicativos que a Microsoft já internalizou uma série de integrações com essas aplicações.

Um exemplo. Você pode criar um fluxo que adiciona um cliente potencial ao Microsoft Dynamics 365, que é uma solução de ERP da Microsoft. E um registro, por exemplo, no Mail Chimp sempre que alguém com mais de 100 seguidores envia um tweet sobre a sua empresa.

Imagine que você tenha uma empresa, e que você quer buscar novos clientes potenciais. Você pode utilizar o Flow nessa aplicação para capturar, através dos tweets dos clientes, e ver se eles são potenciais parceiros, através de uma possível comunicação pelo Twitter.

No Microsoft Flow, esse fluxo em si, ele fica mostrado como está aí nosso slide. Nós temos aqui o Twitter. Quando alguém tuíta sobre a minha empresa, gera um gatilho, e a palavra-chave para a gente entender o funcionamento do Flow é a palavra “gatilho”.

A partir do momento em que alguém tuitou sobre a minha empresa, eu coloquei no Flow uma hashtag específica para que ele dispare um gatilho, vem para uma inteligência de filtro. Depois que houve esse gatilho, entra num filtro para avaliação se esse perfil tem mais de 100 seguidores. Se passar por esse filtro, é um potencial cliente.

Ele postou uma hashtag que me interessa, e ele tem mais de 100 seguidores. É um cliente que eu quero ter na minha base. Preciso conhecer ele melhor. Então, eu adiciono como um lead ao como Dynamics CRM. Automaticamente.

Feito isso, eu também adiciono o Mail Chimp para acompanhar isso, para acompanhar isso, para acompanhar o que está acontecendo, ter esses registros.

Aqui foi um exemplo rápido, e até um pouco complexo, do funcionamento do Flow. Mas você vai perceber que no seu dia a dia, com fluxos até menores, com duas integrações, já vai te trazer um benefício de velocidade nos processos de automação muito grande, e você não precisa ser programador para isso.

Você pode ser um usuário no seu trabalho, independente da sua formação, que você possa automatizar os seus processos. Na sequência, temos também uma conexão com mais de 220 serviços.

É possível se fazer a administração de dados, tanto para a nuvem, quanto para fontes locais. O SharePoint, por exemplo, no caso da nuvem, Microsoft SQL Server, no caso de uma fonte local.

Aqui são alguns exemplos. A gente vai passar, na próxima aula, um detalhe disso. Vamos fuçar um pouco na ferramenta. Vamos perceber uma série de componentes, e aplicativos que às vezes você usa no celular, e que pode ser integrado ao Flow no seu processo, no seu negócio, no seu trabalho.

O SharePoint, One Drive For Business, Dynamics 365, Sails Force. Vocês veem aqui que em alguns casos, por exemplo, da figura do Sails Force, precisa de uma assinatura um pouco mais refinada para conseguir ter esse insumo.

O One Drive, o SQL Server, Dropbox, entre outras coisas. Alguns exemplos de tarefas que a gente consegue automatizar, tarefas-padrão. Respostas instantâneas a e-mails, ou notificações de alta prioridade.

Captura, rastreio e acompanhamento de novas vendas potenciais. Olha como vai aparecer no seu celular. Novo cliente potencial de vendas. Cópia de todos os anexos de um e-mail em uma pasta do One Drive For Business.

Quanto tempo você já perdeu puxando o anexo de um e-mail e salvando numa pasta. Aqui, no Flow, já são coisas pequenas, pessoal, que a gente percebe o valor que essa ferramenta, quando bem utilizada, consegue trazer para o nosso dia a dia.

Coletar dados sobre sua empresa e compartilhar essas informações com sua equipe. Automatizar fluxos de trabalho de aprovação. Você não precisa que o seu líder entre no computador para que ele faça uma aprovação que é de rotina, uma aprovação de férias, por exemplo.

Ele pode, através do Flow, num simples botão que vai aparecer, uma janelinha, um pop-up no celular dele, ele fazer essa aprovação, e dar mais velocidade para o fluxo. Cópia de arquivos do DropBox para o SharePoint.

Você quer centralizar, você quer fazer backup, conexão de uma coisa com outra. Alguns exemplos práticos. Monitoramento do que as pessoas estão dizendo numa determinada hashtag, gerando tendências com Power Bi. É um exemplo.

Aqui, a gente fez uma simulação, a gente quer seguir a hashtag Microsoft Flow. Imagine que teve um Twitter como esse que citou essa hashtag que a gente quer seguir.

Dentro dessa aplicação, padronizada, desse modelo do Flow, nós vamos falar de modelo na próxima aula, ele já coloca para você isso, estruturado numa planilha Excel.

Tendo isso estruturado, você pode usar o Power Bi, você pode usar qualquer solução para gerar gráficos, gerar tendências. Então a gente vê texto do tweet, qual foi, por quem foi tuitado, contagem, criação, quando foi criado. Entre outras coisas.

Isso, esse caso específico, pessoal, quem trabalha com marketing, com tendência, acompanhamento, você vai conseguir ter isso automático, de forma rápida, e não vai precisar contratar uma empresa para gerar essas análises para você. Você vai conseguir ter isso fácil.

Tendo isso numa planilha, estruturada, a análise é muito mais fácil. Outro exemplo importante, loop de aprovação de férias em uma lista do SharePoint. Imagine que você controle as férias de sua equipe numa listra estruturada do SharePoint. Solicitações de férias, data de início, data de término.

E você precisa de um status, você precisa de uma provação do seu status. Então você pode cadastrar as férias aqui, e o seu líder recebe no celular, também no e-mail, uma solicitação para aprovar ou negar. Se ele negar, o integrante precisa fazer a revisão até uma certa aprovação.

Isso foi só uma amostra do que está por vir no nosso curso. São exemplos simples que a gente passou aqui, e que já nos motivam. Eu garanto que vocês vão gostar do que a gente vai mostrar na sequência.

A gente vai passar por uma série de modelos que o Flow já tem pronto. Você pode criar os modelos, só que o Flow já tem uma infinidade de modelos, e atualize esses modelos, para que você rapidamente já coloque lá a sua conta do Twitter, a sua conta do One Drive, e ele já comece a funcionar.

Espero vocês na nossa próxima aula, e muito obrigado. Abraços.

Conceitos chave - Interface e funções de uso

Sejam bem-vindos à nossa aula um: conceitos-chave. Neste vídeo três, nós vamos mostrar a interface de uso do Microsoft Flow.

Logo que você se logar no Microsoft Flow, o que você vai ver, o que é cada coisinha ali no site, como a gente pode se apropriar dos modelos que são apresentados e já são criados pela Microsoft para dar maior dinamismo nas integrações, e conto com vocês nessa jornada prática que nós vamos fazer.

Basicamente, a gente vai olhar a interface do site e navegar um pouco sobre os modelos. Vamos lá? Essa é a cara do Microsoft Flow. Temos o hub de soluções do Office. Quando você for escolher ele, é essa carinha, o Flow. Já carregou automaticamente.

Na nossa barra à esquerda, nossa faixa de opções, temos a “página inicial”, “itens de ação”. Se você for fazer alguma aprovação, você estará aqui, aprovações recebidas e enviadas, o histórico. Fluxos de processos de negócio. Se você tiver algum processo que passa por você, e você precisa de uma ação, ele estará aqui como item de ação.

Aqui vão ter os seus fluxos. Eu criei um rapidamente, mas, depois que você tiver vários fluxos, você vai conseguir controlar por aqui. Os fluxos que foram criados por você, os fluxos que te envolvem de alguma forma como equipe, fluxos de processo de negócio, fluxos de interface de usuário.

O “criar” aqui são, de fato, criações que podem ser iniciais, em branco, um fluxo automatizado, um fluxo instantâneo. O que seria um fluxo instantâneo? É quando você, por exemplo, no aplicativo, dá só um toque. No que você deu um toque no botão, e o fluxo. Iniciou então ele precisa do seu gatilho. Isso é um fluxo instantâneo.

Um fluxo agendado, é um fluxo que, num determinado momento, esse disparo é realizado. E o fluxo de processo empresarial, que orienta os usuários por meio de processo de várias etapas.

E o que a gente mais usa aqui, que é o fluxo automatizado. Essa é a faixa de opções “criar”. Temos modelos, que a gente vai explorar um pouco mais nessa aula. [02:58] Na sequência, conectores. Seria se você quer fazer uma coisa nova, quais são as opções de conexão que você tem.

Vocês podem perceber que em algumas, você precisa de uma assinatura um pouco mas ampla, que é a assinatura premium, para que você possa se conectar a algumas conexões, mas ele já te dá uma gama de opções que você pode fazer. Vocês veem as opções sem o premium. Já são muitas aí.

Dados, para quem trabalha mesmo com a conexão de dados, no caso entidades, conexões. Muito voltado aqui ao PowerApps. No caso, se a gente clicar aqui em “entidades > conexões”, vai abrir um link com o PowerApps, que é a solução de aplicação, de desenvolvimento de aplicativos da Microsoft.

Temos um campo só de inteligência artificial, que é o AI Builder. Um pouco mais complexos também. Soluções, e uma opção de “saiba mais”. Então, vamos para os modelos.

Os modelos, você pode procurar aqui, na faixa de localização. Buscar por qual é o mais popular, por nome, por horário de publicação. Temos aqui todos os fluxos, os fluxos que estão em destaque. Vocês veem uma série de opções.

Previsão de tempo, se você quer enviar uma nota por e-mail, alguma coisa que o seu líder falou com você na hora e você está sem o seu caderno, você pode colocar ali. Envia uma nota e vai para o seu e-mail, para você lembrar futuramente.

Atualizações do blog, entre outras coisas. Fluxos são compartilhados comigo, por enquanto eu não tenho nenhum. Aprovação. Fluxos específicos de aprovação. Então imagine que você tem um processo, que você precisa melhorar a aprovação, que está gerando muito e-mail, que o seu líder não está lembrando do processo em si.

Não lembra se aprovou, se não aprovou. Você tem que pegar uma série de e-mails para fazer um dossiê, para que ele entenda que aquilo precisava ser aprovado, ou que ele já aprovou. Você pode buscar aqui, por aprovação, e ele pode te ajudar nisso.

Um fluxo de toque, fluxo de botão, pode ser explorado por aqui também. Se você quiser às vezes até a fazer um registro de quando você começou a atividade. Temos modelos aqui também.

Carregar fotos para o One Drive For Business, que você dá um toque e carrega. Enviar um e-mail trabalhando de casa. Hoje, muita gente trabalha em home office, trabalha em casa.

Você teve que rapidamente tomar essa decisão, você pode, com um toque, mandar um e-mail padrão para o seu líder. Específico de coleta de dados. Quais são os modelos específicos de automatização do Flow referente à coleta de dados.

O Visio, que é a aplicação para se gerar processos. Automações relacionadas à e-mails. Olha a quantidade de coisa. Temos um grande potencial aqui para acabar com a visualização constante que temos do e-mail, a dependência que temos do e-mail. Precisamos automatizar.

Entre outras opções. Certo? Temos aqui “eventos e calendários”, “celular”, ‘notificações”, “produtividade”, “mídia social” e “sincronização”. Vamos pegar um exemplo aqui de produtividade. Vamos escolher um aqui. Um exemplo. Quando o item e uma lista de SharePoint for modificado, envie um e-mail.

Logo que a gente seleciona um modelo, nós temos uma breve explicação das integrações, no caso SharePoint, Outlook, e usuários do Office 365. Uma breve descrição. Selecione ou cole a URL do site SharePoint e escolha a lista na qual você deseja monitorar as alterações.

Enviar uma notificação por e-mail para uma ou mais pessoas quando alguém alterar um item na lista. Aqui, ele já carregou uma integração do SharePoint, do Office 365, e de usuários do Office 365. Se você tiver contas diferentes, você precisa mudar aqui, colocar uma outra conta.

Quando a gente clica em “continuar”, ele já está criando isso, e ele pede, no caso, algum detalhamento. Qual é o endereço do site que você quer. Podemos selecionar aqui. Exemplo também, eu vou pegar um exemplo de um curso de SharePoint que temos aqui, da Loja Nerd, e qual é o nome da lista que você quer acompanhar. Por exemplo, gestão de almoxarifado.

Eu quero acompanhar no detalhe a lista gestão de almoxarifado. Tudo o que o pessoal está fazendo, e você cria esse fluxo. Criando esse fluxo, temos aqui os detalhes, o status, ele está ativado. Quando ele foi criado, automatização, as conexões, o proprietário desse fluxo.

Podemos editar esse fluxo, compartilhar esse fluxo, salvar, excluir, enviar uma cópia, enviar como modelo, exportar. Quando esse fluxo tiver um gatilho, tiver uma execução, e for realizada com sucesso, as execuções vão aparecer aqui. Quando esse SharePoint que eu coloquei começar a ser editado, a gente vai conseguir visualizar, porque a gente vai receber essas notificações, seja pelo aplicativo do Flow, seja pelo e-mail.

E ele já vai entrar aqui no seu hub de fluxos. Você vai poder acompanhar se está tudo bem, fazer uma análise dele, entre outras coisas. Análise, a gente viu que precisa do plano premium. Então, a gente tem boas opções.

As execuções dos fluxos, quando começar a funcionar, elas vão aparecer aqui no final. E no nosso hub de fluxos aqui. “Meus fluxos”, criei dois aqui, como exemplo, e eles vão ser mostrados aqui.

Estão gostando? Viram a gama de opções que o Flow dá para a gente? Espero que vocês estejam motivados. Comecem a vasculhar o site do Flow, pensem no seu negócio, pensem na sua empresa, o que você pode melhorar, e avalie a série de modelos vocês já têm.

Garanto que vocês vão achar modelos muito interessantes para que possa ajudar você, tanto na sua produtividade, quanto nos seus negócios. Espero vocês na nossa próxima aula. Muito obrigado. Abraço.

Sobre o curso Power Automate Flow automação: Ênfase em fluxos e processos de trabalho

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