Primeiras aulas do curso PMBOK na prática parte 1: Uma introdução geral

PMBOK na prática parte 1: Uma introdução geral

Iniciando no PMBOK - Introdução

Olá, seja muito bem-vindo ao curso PMBOK na Prática, visão geral.

Meu nome é Elder, e eu terei o privilégio de te conduzir ao longo deste curso, onde nós abordaremos alguns aspectos práticos do gerenciamento de projetos.

Templates, ferramentas e técnicas com base na visão do PMI, que é o Project Management Institute: Instituto de Gerenciamento de Projetos com sede nos Estados Unidos, e que é o órgão responsável por editar, publicar e revisar periodicamente o PMBOK.

O PMBOK é um guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos.

Ele se posiciona dessa forma e não como uma metodologia, justamente para nos permitir irmos até ele, consultarmos e pinçarmos dele aqueles conceitos, aqueles processos, ferramentas ou técnicas que sejam aplicáveis ao nosso projeto.

Ele tem um arcabouço bem diversificado e vasto de conhecimentos e técnicas dos quais nós abordaremos neste curso os principais, aqueles que realmente consideramos essenciais para um gerenciamento efetivo e eficaz de um projeto.

Mas antes de entrarmos, propriamente dizendo, no conteúdo do curso, eu gostaria de fazer uma provocação, no bom sentido.

Por que os projetos falham?

Quando nós ouvimos uma notícia de que determinado projeto entregou os seus resultados muito acima do custo, ou muito depois do prazo esperado, ou mesmo não entregou esses resultados, por que isso acontece?

Existe uma pesquisa publicada sobre esse tema, que nos mostra alguns aspectos que interferem nas falhas dos projetos.

É interessante observarmos que cerca de oito por cento desses fatores são ligados a aspectos técnicos.

Então problemas técnicos do projeto, deficiências de entendimento técnico, ou problemas de fornecedores que forneceram de forma indevida algum entregável do projeto.

São aspectos diretamente técnicos, oito por cento aqueles que causam as falhas dos projetos.

Depois nós começamos a ter alguns fatores, não exatamente técnicos, que são fatores como:

recursos inapropriados ou inadequados alocados ao projeto, um ambiente do projeto inadequado, muitas vezes um ambiente tóxico, um ambiente que não é favorável à execução para projetos.

Muitas vezes, a organização que não está acostumada ou adaptada para trabalhar por projetos, está mais acostumada a uma atuação mais processual, mais operacional, você tem ali quinze por cento dos fatores sendo relacionados a um planejamento de um monitoramento inadequado, que justamente são disciplinas do gerenciamento de projetos, não é?

Você não planejou exatamente bem aquilo que você queria fazer no seu projeto e isso ocasionou o projeto falhar.

Da mesma forma, assustadores 20% são designados pela falta de objetivos claros no projeto, ou seja:

você abriu um projeto na sua organização e você nem sabia exatamente o que você queria alcançar de objetivos com ele.

E você tem ali trinta e seis por cento dos projetos que falham, falhando por aspectos de gerenciamento, falta de organização mesmo, falta de gerenciamento, falta de gestão; muitas vezes, falta de governança, falta de uma escala, em critérios de escalação de problemas.

Então, tudo isso somado, nós temos noventa e dois por cento dos motivos que levam os projetos a falharem, a não entregarem, ou entregarem, acima do custo, acima do prazo, são aspectos relacionados ao gerenciamento, diretamente ligados a aspectos gerenciais.

E isso, por si só, é um excelente motivo para que nós possamos aprender, na prática, como lidar com isso.

E como nós podemos lidar na prática com isso?

Através deste curso, nós buscamos responder essa pergunta, fornecendo a você um arcabouço de ferramentas e técnicas que vão nos auxiliar e nos suportar no gerenciamento de um projeto.

através desse arcabouço de ferramentas e técnicas, nós poderemos, por exemplo, minimizar a possibilidade de ocorrerem erros de comunicação, de ocorrerem erros de planejamento, de ocorrerem falta de clareza de objetivos, de forma que possamos maximizar a possibilidade de sucesso do nosso projeto.

E isso é superimportante para que possamos fazer um gerenciamento mais eficaz e efetivo do nosso projeto.

Ao longo deste curso, obviamente falaremos sobre o PMI, sobre esse Instituto de Gerenciamento de Projetos, que edita, publica e revisa o PMBOK.

O PMBOK será a nossa referência, mas, principalmente, nós falaremos sobre noções gerais de gerenciamento de projetos ao longo de todo curso.

Ao longo de cada capítulo, ao longo de cada ferramenta apresentada, nós abordaremos isso.

E também abordaremos diversos documentos de gerenciamento de projetos ao longo do curso, aplicando a um caso prático.

Um caso prático que eu apresentarei para você no próximo vídeo onde nós utilizaremos aquelas informações ao longo de todo o curso para que possamos construir juntos esse entendimento sobre os documentos de gerenciamento de projetos.

E quais serão esses documentos?

Alguns desses documentos serão o Termo de Abertura de Projetos, que formaliza a existência do projeto na organização e designa quem será o gerente desse projeto.

Partes Interessadas, que são os Stakeholders, aqueles que estão envolvidos no projeto, impactam ou são impactados por ele.

Falaremos sobre Especificação de Escopo, que é o registro daquilo que o projeto tem como objetivo, quais são as expectativas, qual é o desejo que esse projeto visa alcançar.

Falaremos sobre a EAP: Estrutura Analítica de Projeto, que é a decomposição dos objetivos do projeto, em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

Falaremos sobre o Cronograma, que é o detalhamento da EAP em atividades ao longo do tempo; o que tem que ser feito e quando.

Falaremos sobre Matriz de Responsabilidades, que registra os responsáveis pelas frentes ou atividades de projeto.

Matriz de Comunicação, o que tem que ser comunicado, por quem e quando, justamente sendo comunicação um dos maiores fatores de porquê os projetos falham, não é?

A falta de comunicação ou a falta de clareza de comunicação.

Falaremos sobre um tema importantíssimo que é o gerenciamento de riscos, que é a gestão das incertezas do projeto que podem afetar o sucesso do projeto.

Sobre Lições Aprendidas, que são fatores que eu aprendo ao longo do meu projeto e incorporo no meu gerenciamento.

Eu trago, muitas vezes, de projetos anteriores e utilizo as do meu projeto em outros projetos também.

Então essa é basicamente a estrutura do nosso curso.

É um curso que também vai abordar esses Templates, essas ferramentas, ao longo dos cinco grupos de processo do PMBOK, que são:

A Iniciação, que é onde o projeto começa, é onde ele é autorizado, onde ele passa a existir.

O Planejamento, que é o grupo de processos onde tudo que vai ser feito é planejado para que seja executado posteriormente.

Depois, concomitantemente, eu tenho os grupos de processo de execução e monitoramento e controle, onde o projeto vai sendo executado, as atividades, e paralelamente ele vai sendo medido, monitorado, controlado, e isso retroalimenta a própria execução, e, muitas vezes, até o planejamento novamente, para que seja tomada alguma ação corretiva.

E, por fim, um grupo de processos de encerramento.

É importante mencionar que para cada ferramenta e técnica que for mencionada ao longo do curso, ela será apresentada dentro do contexto de um desses grupos de processo e eu vou falar para vocês em qual grupo de processos ela é aplicável.

E, por fim, como já foi mencionado anteriormente, falaremos sobre cada um desses conceitos, técnicas e ferramentas, dentro do contexto de um caso prático, um projeto de curso que eu vou apresentar no próximo vídeo.

Então é um curso prático, por isso ele se denomina PMBOK na Prática.

Não é um curso que tem como objetivo, por exemplo, a obtenção de uma certificação em gerenciamento de projetos, PMP, SAPM ou qualquer dessas.

Mas sim que você tenha um compêndio de técnicas e recursos que sejam aplicáveis ao gerenciamento prático de um projeto real.

Então eu aguardo você no próximo vídeo para a apresentação do nosso projeto do curso.

Até lá. Tchau.

Iniciando no PMBOK - Projeto do curso

Olá. Que bom ter você de volta aqui para darmos continuidade ao nosso curso.

Eu vou apresentar nesta aula aquilo que será o nosso projeto de curso.

Nós trabalharemos em cima desse Case ao longo de todo o curso e trabalharemos os próximos Templates e ferramentas com base nessas informações.

Eu vou passar informações gerais do projeto e ao longo das próximas aulas, para cada um dos temas, algumas outras informações irão surgindo.

Vamos trabalhar dessa forma, ok?

É um projeto relativamente simples.

Aqui será um projeto de um Sistema de Inspeção e Manutenção de Equipamentos.

Então você pode imaginar uma empresa, pode ser uma empresa fabril, uma empresa de óleo e gás, ou uma indústria farmacêutica que tem lá os seus equipamentos.

E, hoje, a situação da empresa é que ela não tem uma gestão efetiva sobre em que momento esses equipamentos devem ter a sua manutenção feita ou não, e ter tido alguns problemas com informações decentralizadas.

Então a empresa decidiu implementar um Sistema de Inspeção e Manutenção de Equipamentos. Então as informações sobre a necessidade de inspeção e manutenção, e a própria realização da manutenção corretiva ou preventiva, será centralizada nesse novo sistema. Nesse caso, envolve a contratação de uma empresa para implementar esse sistema.

Então nesse caso prático eu terei um fornecedor envolvido, que será contratado.

E eu terei, dentro da empresa, algumas áreas envolvidas.

A primeira, é a área de engenharia, que é a área responsável por boa parte dos equipamentos hoje.

Eu terei a área de TI, que estará interfaceando ali com a implementadora e definindo requisitos e envolvendo os usuários que for necessário serem envolvidos.

E terei também uma área de processos, um escritório de processos que também terá que formalizar os processos sobre como isso irá funcionar posteriormente à implementação.

Então, basicamente esse será o nosso caso.

Nós trabalharemos com esse caso de projeto em termos de abertura dele, especificação de escopo, cronograma, matriz de risco.

Trabalharemos com esse caso ao longo de todo o curso e desde já eu te convido para o nosso próximo vídeo, onde detalharemos um pouco mais dos conceitos e apresentaremos mais informações do caso, focando na iniciação do projeto, mais especificamente no termo de abertura.

Eu te espero no próximo vídeo.

Iniciando no PMBOK - Termo de abertura do projeto

Olá. Seja muito bem-vindo de volta ao curso PMBOK na Prática.

E, nesta aula, nós falaremos sobre o termo de abertura do projeto.

Por que é importante fazer um Termo de Abertura do Projeto?

Será que não existem projetos que não tenham um termo de abertura?

Eu posso dizer, com a minha experiência, que já vivenciei projetos que não tinham um termo de abertura e conheço os principais desafios de não ter esse documento, da ausência dele e as dificuldades que isso ocasiona.

Então, um termo de abertura é um documento que autoriza formalmente a existência de um projeto; que dá conhecimento da existência de um projeto para toda a organização.

E por que isso é importante?

Porque um projeto, por definição, e isso nós também encontramos no PMBOK, é um esforço temporário, com recursos limitados para atender um objetivo definido.

Então, a organização, muitas vezes, envolverá nesse projeto diversas áreas e pessoas, consequentemente, que alocarão ali uma dedicação parcial ou mesmo integral.

Então é necessário que esse projeto formalmente exista, e que essa existência seja de conhecimento de toda empresa, para que possam ser aportados os recursos, o tempo, adequado, para que o objetivo seja atingido.

Então é fundamental que sim, exista, e seja feito um termo de abertura de um projeto.

É ele que autoriza formalmente o início desse projeto e também designa quem será o gerente desse projeto, quem será o maestro desse projeto, desse esforço temporário para atingir esse objetivo.

As principais informações que, geralmente, estão contidas em um documento como esse, um termo de abertura do projeto, seriam:

O objetivo e a justificativa do projeto. Qual é o problema que nós estamos tentando resolver com esse projeto? Por que ele vai existir? Qual é o nosso objetivo maior? O que esperamos alcançar de resultados com esse projeto? Quais são as principais entregas?

Muitas vezes, nesse momento da iniciação, porque o termo de abertura é feito na iniciação, nós não temos ainda total clareza do detalhe dessas entregas, mas nós podemos saber, de forma macro, quais são as principais entregas que são esperadas para esse projeto.

Então formalizamos também no termo de abertura.

A designação do gerente do projeto; é importantíssimo também que a organização saiba quem será o gerente do projeto.

Data de início estimada, duração e orçamento estimados também são informações que devem constar no termo de abertura do projeto.

No final do projeto, muitas vezes, comparando com o que fora planejado no termo de abertura, nós podemos ter uma percepção melhor dos benefícios e até mesmo se o projeto foi bem-sucedido.

Então é importante que a gente formalize, nesse momento de iniciação, qual é a expectativa que eu tenho para esse projeto em relação à prazo, duração e orçamento estimados.

Então, em suposto, vamos abrir um termo de abertura de projeto, um Template, e vamos trabalhar em cima desse caso prático.

Então aqui temos um Template de um termo de abertura de projeto, aplicado especificamente ao nosso caso prático.

Então temos aqui, por exemplo, o nome do projeto, uma data estimada de início, eu coloquei três de setembro, que é a primeira segunda-feira de setembro de dois mil e dezoito.

Uma duração prevista de seis meses.

Uma data estimada de término; poderia não ter essa linha: data estimada de término. Poderia ter só a duração prevista, por exemplo.

O orçamento macro estimado. Quinhentos mil reais, a título de exemplo.

Eu já deixei previamente preenchida uma justificativa do projeto, que é justamente o que explicamos no vídeo do caso, não é?

Perdas comparadas, não programadas na linha de produção. A empresa XYT decidiu então implantar esse novo sistema de inspeção e manutenção para centralizar essas informações operacionais e registrar o histórico de anormalidades.

Então esse é o projeto.

Então toda a inspeção técnica, a manutenção, acontecerá, será programada e os seus resultados imputados nessa nova ferramenta, nesse novo sistema.

Qual é então o objetivo do nosso projeto?

É importante que o termo de abertura, como será o documento que será divulgado, preferencialmente, para toda a organização, que ele contenha então o objetivo do projeto, de forma que todos possam conhecer.

Então o objetivo é implementar um sistema de manutenção de equipamentos que possibilite controle e gerenciamento dos seguintes parâmetros: a programação de inspeção e os resultados e recomendações.

Então esse poderia ser um bom objetivo para esse projeto; um grande resumo do que o projeto pretende.

E quais seriam então as principais entregas desse projeto?

Como foi falado no vídeo do caso, o desenvolvimento dessa ferramenta, desse sistema, será feito por uma empresa contratada, a implementadora.

Então uma linha de entrega do projeto seria a contratação da implementadora; a especificação, técnica e funcional; a customização do sistema; testes e implementação.

Então vamos entender essas como as principais entregas do projeto neste momento e, posteriormente, no tempo do cronograma, essa entregas vão sendo detalhadas em componentes menores.

O gerente do projeto: nesse momento, algumas organizações colocam só o nome do gerente, outras colocam uma breve descrição de quem ele é, de onde ele vem, como se fosse um mini currículo. Eu tenho aqui o nome, é suficiente.

Então vamos colocar um nome fictício: Seu João Pedro. Você pode colocar o seu nome quando você estiver trabalhando.

Isso aqui é importantíssimo: as partes interessadas do projeto.

Nós já sabemos algumas das áreas que serão envolvidas, porém, neste momento aqui, de iniciação do projeto, muitas vezes, nós não sabemos ainda o nome das pessoas, especificamente, que atuarão no projeto, mas sabemos a área.

Então eu sei que terá a área de engenharia, que hoje é a área responsável pela inspeção e manutenção. Então é a engenharia que fornecerá os dados que são necessários para a implementação do sistema.

Eu terei a área de TI, responsável pelo desenho e contratação da solução e validação dos empregados da implementadora.

Neste momento, no termo de abertura, tanto a identificação das partes interessadas, como as suas responsabilidades, são feitas em alto nível, com base nas informações que eu tenho.

Eu terei a própria empresa implementadora, que ainda não existe, não foi selecionada. A empresa que será responsável pela customização e implementação da solução.

Eu terei também um envolvimento, como falamos no vídeo do caso, do escritório de processos. Estou supondo uma empresa que tenha um escritório de processos e é uma área que será impactada no que diz respeito aos processos de inspeção, barra, manutenção, que serão revisitados, ou revisados.

Então, em alto nível, seria isso.

É importante que nesse momento de iniciação, que eu já darei uma clareza para a organização de algumas informações bastante relevantes para que todos saibam: o projeto existe, o projeto vai acontecer, esse vai ser o tamanho do projeto, a dimensão dele, esse é o gerente, e essas são as principais áreas que serão envolvidas.

Algumas organizações têm uma aprovação formal, digamos assim, física mesmo, do termo de abertura; colocam o nome que quem aprovou, do patrocinador, no caso, que seria um diretor, ou às vezes o presidente da entidade iniciadora do projeto; o setor dele e uma assinatura física.

Outras organizações divulgam um documento como esse em suas bases de conhecimento, alguma base em alguma ferramenta interna de políticas, ou mesmo por E-mail. O importante é que o termo de abertura seja divulgado, seja conhecido pela organização e que esse termo empodere então o gerente de projetos.

No próximo vídeo nós falaremos sobre partes interessadas; um detalhamento desse quadro cinco que existe no nosso modelo de termo de abertura.

Então eu te aguardo no próximo vídeo.

Sobre o curso PMBOK na prática parte 1: Uma introdução geral

O curso PMBOK na prática parte 1: Uma introdução geral possui 183 minutos de vídeos, em um total de 48 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão Corporativa em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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