Primeiras aulas do curso Flawless Execution parte 1: Introdução ao Framework de Gestão

Flawless Execution parte 1: Introdução ao Framework de Gestão

Visão Geral do Framework - Introdução

Fala, pessoal, tudo bem? Eu me chamo Enio Moraes, eu sou gerente de projetos e eu vim aqui apresentar para vocês uma metodologia que está começando a chegar aqui no Brasil.

Ela foi baseada na força aérea americana, que o pessoal não podia ter erros, que é a metodologia Flawless Execution. Ou seja, a execução perfeita e ágil de projetos baseado na Força Aérea Americana.

Nessa primeira aula, a gente vai fazer uma apresentação geral do curso e colocar algumas definições sobre essa metodologia. Então, o nosso primeiro vídeo é um vídeo introdutório.

Qual é o nosso real objetivo desse curso? O objetivo desse curso é definir e executar uma estratégia de negócios com uma abordagem de inspiração militar para o trabalho em equipe.

O nosso público alvo são entusiastas de gerenciamento de projetos tanto do tradicional que a gente chama Waterfall, quanto do ágil também.

Estudantes, iniciantes de gerenciamento de projetos, ou seja, aquele pessoal que está começando agora a ver o que é um gerenciamento de projetos, quem tem um comércio, quem busca iniciar novos conhecimentos nessa parte. Gerentes de projetos que buscam novos métodos objetivos para engajamento e performance nos projetos.

E, logicamente, a gente abraça, nesse curso, todas as gerações, tanto os baby boomers, geração X, geração Y e geração Z, e outras que a gente já conhece, alguma nomenclatura diferente.

O intuito desse curso é a pessoa que quer buscar melhorar o seu gerenciamento de projetos, melhorar a sua performance através desses conhecimentos que vem da Força Aérea Americana.

E o que a gente vai ver nesse curso? A gente vai fazer uma introdução conceitual do modelo dessa metodologia.

Nós vamos comentar sobre a estrutura de times e governança. Então, para que você estruture bem essa metodologia, você tem que ter uma consciência muito grande de time, de união de time.

Alinhamento de equipe. Como que a gente obtém o alinhamento de equipe, essa metodologia é muito focada nisso, é muito direcionada a como a gente consegue alinhar, engajar a equipe em prol de um objetivo comum, que também é claramente definido.

Então, metodologia do Flawless é vital que todos saibam o objetivo do projeto, os objetivos do projeto, e que a equipe esteja engajada para cumprir aqueles objetivos e como que a gente vai acompanhar esses objetivos e etc.

Como que a gente vai desenvolver o plano de execução, então a nossa metodologia você tem todo um passo a passo de como desenvolver um plano de execução, que no caso eles desenvolviam para as missões da Força Aérea Americana, como que a gente desenvolve esse plano.

Vamos comentar de boas práticas de execução, também.

E falando um pouco do nosso projeto de conclusão de curso, a ideia é a gente estruturar um projeto utilizando essa metodologia do Flawless, correto? E a gente vai disponibilizar um dossiê de templates, de planilhas dessa metodologia.

A ideia vai ser a gente compor, estruturar todo o passo a passo dessa metodologia dentro de um projeto.

Então, o que que a gente vai conversar nesse projeto de conclusão de curso? Nós vamos estabelecer a lista de funções necessárias. Aqui a gente já está falando um pouco do passo a passo da metodologia.

Nesse projeto de conclusão de curso, a gente pretende fazer o caso de projeto, que é o project case, estruturar ele, como que é feito nessa metodologia, tem diversos modos de fazer um caso de projeto, mas essa metodologia determina certinho o que tem que ser colocado, o que tem que ser controlado.

Definição do projeto, como que a gente vai estabelecer a definição do projeto em conjunto.

Cronograma de Marcos. E vamos esboçar os objetivos principais do projeto. Esses objetivos principais do projeto são realmente o que a gente vai buscar. É o nosso ponto futuro do nosso projeto.

E ele não é feito meramente "eu sou o gerente de projeto, eu escrevo aqui o objetivo do projeto, todo mundo tem que seguir." Não, a ideia dessa metodologia é construir junto com a equipe tem todo um passo a passo para que essa descrição, para que o objetivo seja algo que todos participem, que fique algo consolidado.

Principais Entregáveis, os key deliverables, aqui a gente marcou em verde porque a gente pretende não abordar nesse primeiro projeto de conclusão de curso, a gente vai chegar até essa etapa. Mas a metodologia a gente continua com esses itens.

Os planos de ação. Então a gente definiu os entregáveis, a gente vai estabelecer planos de ações para todos os membros da equipe, que a gente chama de equipe base do projeto.

Como que a gente estrutura o registro de riscos e como que a gente estrutura também uma apresentação resumida para o kick-off.

Nessa metodologia, as reuniões de kick-off, ou seja, reunião de start do projeto, de início do projeto, ela é muito bem estruturada.

Então a gente trabalha muito nos bastidores antes de chamar uma reunião de começo de projeto, e isso aqui a gente vai ver ao longo do nosso curso.

E os templates base do projeto de conclusão de curso, a gente vai colocar todos disponíveis na área destinada aos conteúdos escritos para download.

Então, essa primeira aula foi uma introdução geral, a gente já passou alguns passos do que a gente vai conversar nesse curso.

Eu espero que vocês estejam motivados a uma metodologia instigante, a uma metodologia que faz com que você tenha vontade de, no outro dia, cumprir, acordar e cumprir com se fosse uma missão militar mesmo, que você não pode errar.

Então, o grande objetivo do Flawless, que é você executar algo de forma perfeita, vamos dizer, sem erros, é justamente isso.

Logicamente, a gente não vai criar um ambiente que não seja sustentável no nosso projeto. Cada um vai trabalhar os horários certos, num ritmo sustentável, mas vocês vão ver que a metodologia da estrutura de uma certa forma que ela engaja a equipe e também os membros que estão em volta, os membros suporte, que a gente vai explicar também.

Ela busca engajar esses membros, para que eles tenham claramente definido o que eles precisam fazer para entregar esse projeto.

E, logicamente, como a gente não sabe do ambiente do projeto, a gente vai ter uma série de reuniões para estar acompanhando os riscos, as atividades, mudando, arrumando a rota, que isso a gente vai conversar também.

Então, pessoal, espero vocês na próxima aula e até lá. Abraço.

Visão Geral do Framework - Principais bases

Fala, pessoal, tudo bem? Estamos no nosso vídeo 2 da nossa primeira aula, que é uma aula de apresentação geral do curso e definições iniciais, e nesse vídeo 2 a gente vai conversar sobre as principais bases da nossa metodologia.

Qual é a origem da metodologia flawless, que é a execução perfeita? Ela é baseada nas operações dos pilotos de caça da Força Aérea Americana. O grande livro base dessa metodologia é esse, que o Flawless Execution, do James Murphy.

A metodologia flawless não tem um guia ou um BOK, como o PMBOK, por exemplo, não tem um guia de referência. Ele veio de uma série de pilotos que se juntaram e, logicamente, liderados pelo James Murphy, que criou uma empresa, que é a Afterburner.

Eles perceberam que todas as missões da Força Aérea Americana tinha que se seguir a metodologia de gerenciamento de projetos, e eles não podiam errar, então eles tinham que sempre ter a execução perfeita.

Então, eles foram percebendo através de erro, aprendizado, de lições aprendidas, que, no fundo, quando eles entravam em uma missão, eles tinham que seguir todo um passo a passo, todo um checklist para que essa missão tenha sucesso, para que ela seja executada de forma perfeita porque eles não podiam errar, eles estavam em um caça.

Então, eles perceberam esse comportamento similar em todas as missões e pensaram: "a gente pode ajudar o pessoal que faz gerenciamento, a gente sabe como executar projetos", que a gente pode chamar isso como um projeto, uma corrida de caça, uma missão, como um projeto.

Eles perceberam que tinha um roteiro totalmente definido, e que isso pode ser aplicado em outras áreas de conhecimento. Então, a necessidade de operações perfeitas originou essa metodologia.

Logicamente, o cenário complexo que existe sempre o teste, verificação e lições aprendidas. Como o cenário que eles se deparavam era, na maioria das vezes, complexo, a metodologia se pauta muito nisso, de fazer testes, verificações e colher as lições aprendidas para os próximos pilotos, as próximas missões.

Então, pessoal, o livro base dessa metodologia é esse aí que está apresentado para vocês.

E o grande framework, a grande metodologia, como que funciona, é baseado nessa pirâmide. Ela é dividida, que a gente vai explicar nessa aula, em proposito, processo e plataforma.

E tem essas diversas camadas, como pessoas, treinamento, padronizações, procedimentos, o ciclo da metodologia e o foco, que é o grande propósito aqui.

Então, a gente vai comentar um pouco dessas camadas.

A plataforma é o conceito base da organização. Ela tem que ser baseada nesses três pilares, a gente tem que ter pessoas motivadas, bem engajadas, uma equipe boa. O treinamento se faz presente com uma certa rotina, então as pessoas não podem perceber que a empresa ou a organização, a companhia não está mais investindo no treinamento das pessoas.

E tendo essas pessoas bem capacitadas, elas devem seguir procedimentos, regras bem claras, organização.

Então, como a gente sabe que o exército é, e nesse caso também é a base dessa metodologia, os procedimentos, as orientações, instruções, elas são muito importantes nessa metodologia. São elas que vão dar a ordem, a diretriz da metodologia.

Falando agora do processo. O processo é interativo. Na metodologia original, ela sugere ser dia a dia, os encontros dia a dia, que a gente conhece muito metodologias ágeis, que é você estar o tempo inteiro discutindo o que vai ser feito, rodando esse ciclo.

Esse ciclo começa no planejar. Então a gente planeja objetivos, quando a gente vai fazer a missão a gente discute sobre as possíveis ameaças. Sobre os recursos, se nós temos todos os recursos para fazer essa missão.

Discutimos sobre as lições aprendidas do passado, será que já não teve uma missão parecida? Será que eu não posso conversar com alguém que já tenha uma experiência? Então isso é muito do planejamento, na parte planejar do ciclo.

E traçar planos de ação individual. O que é muito diferente nessa metodologia para as outras que eu vejo, é que ela busca deixar bem claro para o integrante do projeto, para o membro do projeto, um plano de ação, para que ele saiba certinho, como se fosse um missão de guerra, o que ele tem que fazer.

E o plano de contingência. Antes a gente planeja também uma possível falha. Antes de começar, a gente já discute o que pode acontecer, o que nessa missão pode dar errado. E se der errado, traçar uma ou duas possíveis respostas para isso.

Para quem é piloto de caça, tem que ter isso. Se o motor estragar, o que eu vou fazer? Se acabar a gasolina, o que eu vou fazer? Então é justamente riscos, gestão de riscos, mas na etapa de planejamento.

O brief, que a gente colocou com uma tradução literal livre, o sumário é quando a gente vai levantar, então a gente vai fazer a confirmação do alinhamento com a equipe na pré-execução, antes de a gente entrar para a execução, a gente vai confirmar se está todo mundo entendendo o que que vai acontecer, se está claro o plano de ação, se todo mundo que vai entrar no campo de batalha sabe o que vai fazer de fato.

Rever o cenário, ver se está tudo certo, se o ambiente continua o mesmo que a gente fez no planejamento, se mudou alguma coisa, se alguma peça mudou, etc. É como se você fosse, antes de você entrar no caça, você dá uma olhada se o banco está certinho, se o que você planejou está tudo certo.

Você revê o objetivo da missão. Então, você avalia novamente a missão, está todo mundo entendendo o real objetivo, os planos de ação dos integrantes estão de acordo com o objetivo da missão. Novamente, identifica maiores risco e recursos possíveis que vai precisar, isso é na pré-execução.

E executa o plano final. Então a gente conversa sobre o plano final para que a gente entre com firmeza para a missão. E procura se há alguma flexibilidade nesse plano, ou se a gente pode criar contingencias.

Já na execução do plano, a gente avalia o ritmo, se está muito pesada a execução, se está muito leve. A gente nivela esse ritmo através das reuniões.

Na metodologia, fala-se de reuniões tapa-gaps. Então, se tem alguma diferença, se tem alguma atividade que não é de nenhum membro, a gente busca conversar isso nas reuniões, para que todo mundo esteja claramente sabendo o que vai fazer e que o objetivo seja cumprido.

Checklists, essa metodologia utiliza muito de checklists, verificações, se está tudo certo, se tudo o que a gente planejou está sendo feito.

Otimização de tarefas, se a gente está avaliando o ritmo, o que gente pode otimizar, o que pode não fazer de fato, que não vai ter importância para o projeto. Resumir, fazer de um jeito mais rápido. Mostrar valor mais rápido.

E o suporte mutuo. Então, na execução e nessa metodologia, assim como em outras também a gente encontra, a equipe é auto gerenciável, ela tem que avaliar um pouco o trabalho do outro para dar o apoio. Buscar ajudar a estrutura e ser proativa também.

E o debrief, que é a parte de interrogação, a gente faz essa avaliação, essa análise da execução. Como que foi, o que dá para melhorar na próxima interação. Levantamento de causa raiz dos problemas, porque que isso aconteceu, foi uma falha de comunicação, foi uma falta de recurso.

E a gente traz as lições aprendidas e os planos de ação. Então a gente tenta levantar o que pode ser vital para as próximas missões.

E a transferência de lições entre essa equipe. É nesse momento que o outro fala: "cara, qu acho que você devia ter feito isso, teve uma missão que a gente fez isso e você esqueceu de fazer." É a hora de ter essa discussão entre a equipe.

E a avaliação dos pontos positivos. Logicamente, a gente não vai fazer uma reunião somente para apontar falhas. A gente vai discutir, comemorar o que foi bem feito.

E na metodologia, tem a etapa de vencer. Então é quando a gente reconhece o que foi feito, a gente discute sobre a zero tolerância a falhas. Se a gente está conseguindo fazer isso.

O aprendizado, discute sobre o aprendizado com as pessoas, o que pode melhorar. Estruturação, disciplina. A gente bate nisso nessa metodologia, ela tem que ter disciplina, que é uma das bases que a gente conversou.

E na etapa final dessa metodologia, ou seja, na ponta da pirâmide, tem o propósito. O propósito são alguns conceitos importantes para que isso funcione.

A liderança deve ser descentralizada e alinhada com a estratégia. Não adianta a gente estar fazendo uma missão, seja uma missão de guerra, sendo que a estratégia não está nem se importando para aquele território, por exemplo. Então, é um propósito muito importante.

O estado futuro disso, desse projeto, dessa missão, é determinado. E a estratégia é o que fazer nesse estado, então a estratégia precisa definir qual é o estado futuro.

Se é uma missão, a gente pretende conquistar aquele território. Se é um projeto, a gente pretende ser a maior empresa da América Latina, por exemplo.

Então é importante que a estratégia defina isso e que a metodologia busque fazer o possível para chegar nesse novo estado. Mas ela precisa saber a luz no final do túnel disso.

Bom, então é isso, pessoal, a gente passou para vocês as bases dessa metodologia.

Passamos, de uma maneira rápida, para que vocês entendam os princípios dessa metodologia, e o intuito daqui para frente é a gente ir estruturando uma metodologia que seja factível para que a gente possa, nos nossos projetos, implementar esses conceitos, os templates e para que a gente consiga, de fato, executar os nossos projetos sem falha, de uma maneira Flawless.

Beleza, pessoal? Então é isso, e mais uma vez muito obrigado. A gente se vê na próxima aula. Abraço.

Visão Geral do Framework - Conceitos iniciais

Fala, pessoal. Tudo bem? Estamos na nossa aula número 1: apresentação geral do curso e definições iniciais.

Esse vídeo 3, a gente vai comentar acerca dos conceitos iniciais da metodologia que nas próximas aulas a gente vai começar a entrar em mais detalhes, que é o Flawless.

Bom, vamos falar um pouco do glossário, para a gente estar sempre alinhado nas palavras, siglas que porventura nós vamos utilizar daqui para frente.

Então, OFP nós tratamos como os objetivos finais do projeto. São, de fato, os objetivos do projeto já consolidado de um modo final, que todo mundo contribuiu, e que a gente vai monitorar durante o desenrolar do projeto.

Flawless significa entregar objetivos do projeto com o mínimo de recursos. É um jeito otimizado de entregar projetos.

Caso de negócio é um termo que a gente vai utilizar muito aqui também.

Entregas chave, que são as principais entregas do projeto. Ou seja, nós temos os objetivos, o que a gente vai precisar entregar para conseguir esses objetivos são as nossas entregas chave. Nós vamos ver que as entregas chave têm um dono, logicamente, e esse dono fará parte do time base do projeto.

Definição de projeto. Nessa metodologia, ela é muito interessante, a gente faz vários rascunhos acerca da definição do projeto para que na reunião de start do projeto, a reunião de kick-off do projeto, a gente possa consolidar a definição do que é o projeto, o principal objetivo. Do que de fato esse projeto significa. É algo importante também nessa metodologia.

As reuniões de projeto, que também é conversado na reunião de kick-off do projeto, qual vai ser a recorrência, qual é o público alvo que vai participar dessa reunião.

E planos de ação já são a sequência de atividades específicas para que a gente consiga realizar as entregas chave do projeto. Cada membro vai ter um plano de ação contendo todas as suas entregas do projeto. O que ele precisa entregar para o projeto.

Bom, e qual é a estrutura macro que a gente vai utilizar aqui nessa metodologia do Flawless.

Bom, nós temos os objetivos finais do projeto, é o nosso principal objetivo é alcançá-los. Aqui tem uma setinha de iniciação e encerramento, que é a sequência mais ou menos.

A gente vai passar nesse curso por esses quatro quadrantes, vamos dizer.

Primeiro, a gente vai conversar sobre a estruturação do time e governança. Então, como o time tem que ser estruturado, como que a comunicação tem que ser feita, qual é a sequência de comunicação, as regras de comunicação, como o time é composto, o que é um membro base, o que é um membro suporte do projeto, como que eles se relacionam.

Como que a gente vai estabelecer uma governança desse projeto, qual é a matriz de comunicação que a gente vai usar.

Qual que é o grau de liberdade que a equipe vai ter, que a gente chama de caixa de gestão, que a gente vai conversar também.

Qual é a liberdade que cada integrante vai ter na tomada de decisão. Então isso, normalmente, nessa metodologia, é o primeiro passo para a gente fazer a base.

Na sequência, a gente passa para o item 2, que é o alinhamento do time.

De fato, a gente trazer ferramentas para o time se engajar no projeto, como que a gente vai conseguir obter o devido suporte desse time em estruturas que são projetadas, em estruturas que são matriciais, que as vezes o recurso não consegue ficar dedicado para o seu projeto.

Essa etapa é como a gente obtém esse engajamento da equipe com os gerentes funcionais, com o patrocinador, como a gente consegue cobrar o patrocinador de se ter uma posição dentro do projeto, de ajudar o líder do projeto.

Na sequência, a gente entra para o plano de execução. De fato, como a gente vai atacar o projeto, como que a gente vai atuar no projeto.

E, na sequência, as melhores práticas. Então, a pesar de ser uma metodologia, o Flawless, isso não é excludente que você utilize outras práticas, que mescle com outras metodologias, outros artefatos, etc.

Então, ele é uma metodologia aberta. O conceito dela que é interessante a gente seguir. Ela tem templates, tem planilhas já prontas, tudo bem, mas isso não impede que você não as adeque conforme a sua necessidade, a necessidade da sua empresa.

Bom, é isso, pessoal. Então esse é o final da nossa primeira aula.

Na próxima aula eu vou conversar, vou fazer o nosso primeiro vídeo de reflexão sobre o projeto de conclusão de curso, para a gente ir estabelecendo passo a passo como a gente vai fazer isso, para não deixar tudo para o final.

E eu espero vocês na próxima aula. Beleza? Abraço. Falou.

Sobre o curso Flawless Execution parte 1: Introdução ao Framework de Gestão

O curso Flawless Execution parte 1: Introdução ao Framework de Gestão possui 160 minutos de vídeos, em um total de 42 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão Corporativa em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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