Primeiras aulas do curso Flawless Execution parte 2: Framework de Gestão

Flawless Execution parte 2: Framework de Gestão

Alinhamento de Equipe - Introdução

Fala pessoal, tudo bem? Estamos aqui novamente, Flawless Execution, a execução perfeita e ágil de projetos baseado na Força Aérea Americana. Parte 2. Espero que vocês tenham gostado da Parte 1 e estejam motivados para essa metodologia que eu adoro, que tive vivência numa multinacional.

Sabemos de diversas multinacionais que estão já utilizando, 3M, Johnson e Johnson, Microsoft, Chevron, entre outras.

É uma metodologia que tem um cunho muito forte de disciplina, de prática, rotina, ciclos de aprendizagem e que é vital para as operações e novos projetos que estamos vendo em ambientes complexos, de tecnologia, com diversas gerações de pessoas na equipe, entre outras coisas.

Eu convido vocês a vir comigo na parte 2 do Flawless Execution. Nessa primeira aula a gente vai voltar ao tema alinhamento de equipe, que estávamos na parte 1. Vamos fazer nesse primeiro vídeo uma introdução para relembrarmos o grande objetivo do curso, para nos aquecermos e entrarmos com tudo na parte 2.

O objetivo desse curso é definir e executar uma estratégia de negócios, com abordagem de inspiração militar para o trabalho em equipe.

O grande foco do Flawless Execution é o trabalho em equipe, a cocriação, você ter uma equipe enxuta, mas que de fato você confie nela e ela em você. E o mecanismo funcione através de uma série de artefatos, de método que a gente sabe que foi inspirado nos pilotos de caça e que com certeza exige método, disciplina, passagem de bastão de forma disciplinada e metódica.

O público-alvo desse curso são entusiastas de gerenciamento de projeto tradicional, Waterfall, e ágil também. É para quem gosta de gerenciamento de projetos, que quer ter mais essa ferramenta na sua caixa de gestão, para que você possa utilizar e mesclar metodologias e até quem sabe encontrar uma metodologia ideal para você ou sua companhia.

Estudantes iniciantes de gerenciamento de projetos, quem está começando já vai ver alguns aterfatos interessantes que a gente encontra no PMBOK, que é o body of knowledge da gestão de projetos, que é o PMI, que é um instituto de gerenciamento de projetos. Tem muita coisa similar.

Como a gente sabe, o PMBOK é um guia de boas práticas, então são utilizadas muitas referências nesse curso. Quem está começando, quer aprender, faz parte, pode vir com a gente também.

Gerentes de projetos que buscam novos métodos objetivos para engajamento e performance do projeto. A gente sabe que cada projeto é uma história nova, cada empresa é uma história nova, pessoas diferentes. Quanto mais a gente tiver mecanismos diferentes para diversas situações, acho muito bem-vindo.

É uma metodologia que não é nova, mas ela traz uma pegada mais disciplinada, mais recorrente, com lições aprendidas, motivação, que eu acredito que em grande parte dos projetos de complexidade, a gente consiga implementar. Até mesmo projetos de melhoria, um pouco mais simples.

É necessário ter feito o curso Flawless Execution da parte 1, até para você entender a sequência desses passos, desses aterfatos que a gente tá estruturando aqui.

Conforme falamos no curso da parte 1, é para todas as gerações, desde os babyboomers, até a geração Z. Quem está no mercado de trabalho há muito tempo, quem entrou agora, quem está há cinco, 10 anos, é uma meotodologia que para se ter como referência não faz distinção se você não está usando tecnologia ou não.

A gente faz sugestões de aplicações, mas se você quiser usar um caderno, um papel, você consegue. Desde a parte mais tecnológica até a de mais toque, ou seja, mais tradicional.

O que veremos nesse curso? Alinhamento de equipe, vamos conversar de cronograma de marcos, retomar de onde estávamos na parte 1. Vamos esboçar os entregáveis, as entregas chaves do nosso projeto, confirmar a nossa equipe, nosso time base, quem é essencial para nosso projeto.

Estruturar o grande evento dessa metodologia, que é a reunião de kick-off, o start do seu projeto, que você vai direcionar a sua equipe, mostrar para eles certinho seu projeto, já deixar tudo bem andado para começar a atuar em velocidade de cruzeiro.

Outros pontos, desenvolvendo plano de execução, vamos conversar sobre o plano de ação de cada integrante, plano de projeto integrado, como um plano de ação de diversos membros se conversam.

Fazer o registro de risco, gestão de risco, o que a gente precisa estar de olho, monitorar, acompanhar, pontuar.

Vamos conversar de boas práticas de execução, processos de comunicação, como a gente faz isso de uma forma eficaz. Treinamentos, a transição. Boas práticas em reuniões do time, como a gente mantém uma estrutura de reunião adequada, disciplinada.

E como a gente trabalha com encerramento de projetos nessa etapa de execução também. E vamos falar desse encontro de gerações que a gente vê hoje em dia e que o Flawless busca tratar muito isso com a gestão de mudanças.

E, de fato, encerramento do projeto, quais os principais artefatos que a gente precisa para fazer uma transição adequada, um termo de transição para quem vai ficar com esse ativo para o resto do ciclo de vida dele.

Quem vai estar recebendo isso, o que ele precisa saber, ser orientado, que treinamento ele precisa ter para que o seu projeto seja perpetuado na organização.

E vamos voltar ao nosso projeto de conclusão de curso, a gente vai retomar de onde a gente parou mantendo a metodologia flawless. A gente vai utilizar esse dossiê de artefatos que a gente está estruturando. Vamos continuar isso com o projeto que você já tem em andamento no curso da parte 1.

Já vimos lista de funções necessárias já foi desenvolvida, caso de projetos já foi, definição do projeto, cronograma de marcos, esboço dos objetivos principais do projeto e vamos retomar com os principais entregáveis, planos de ação, registros de riscos, apresentação resumida para o kick-off.

Todos dos templates base de projeto que vocês vão precisar utilizar vão estar na área destinada ao download. Espero que vocês estejam motivados para a parte 2 do Flawless Execution e espero vocês na próxima aula. Vamos com tudo. Abraço.

Alinhamento de Equipe - Retomando Metodologia - Cronograma Marcos

Fala pessoal, tudo bem? Estamos na nossa aula 1, alinhamento de equipe. Nesse vídeo 2, a gente vai retomar a metodologia, vamos trazer algumas lembranças do curso parte 1, para a gente entrar em velocidade de cruzeiro, e vamos aproveitar para conversar também sobre o cronograma de marcos.

A base dessa metodologia partiu de um livro que chama Flawless Execution do James Murphy. É um livro bem interessante que ele comenta histórias, situações reais do que aconteceu, a importância de fazer essa série de aterfatos e os passos para passar o bastão para um outro piloto, lições aprendidas, etc.

Essa metodologia partiu dessa pirâmide de propósito, processos, plataforma, padrões, treinamento, foco em pessoas, você ter um ciclo de planejamento, de execução e de briefing, planejar a curto prazo em ciclos cursos. E, logicamente, a ponta da pirâmide que é o propósito, o alinhamento com a estratégia.

isso é a origem desse nosso curso, que usa a grande base desse livro, mas usa também artefatos que estamos mais familiarizados, com metodologias mais tradicionais, que também cumpre o objetivo principal dessa metodologia.

A estrutura que a gente fez para esse curso se baseia em basicamente quatro quadrantes. Primeiro a estruturação do time governança, que a gente já comentou no primeiro curso. Dois, o alinhamento do time, nós estamos no final desse quadrante.

Na sequência, temos os planos de execução, a gente já tem a equipe engajada, já tem o nosso time com quem a gente vai trabalhar, agora podemos já fazer o nosso plano de execução. E consequentemente as melhores práticas. Será que o plano que a gente montou está bom, não precisa ser refinado, tirar lições aprendidas disso.

Relembrando, a sequência de estruturação de governança, que é o primeiro quadrante que a gente viu, falamos de modelo de dashboard, como vamos mostrar para nosso patrocinador, o nosso líder, como nosso projeto está acontecendo.

Composição do time base, quais são as funções que a gente vai precisar para nosso projeto. Estabelecer papéis e responsabilidades dessas funções, se eles vão ser time base do projeto ou time extenso do projeto. Análise das partes interessadas do seu projeto.

Sequência de alinhamento, empoderamento da equipe. Comentamos do conceito de freedom box, a nossa caixa de gestão, que deve ser definida entre o patrocinador, o seu líder e a equipe, até que ponto que a gente pode tomar decisões. Comentamos de boas práticas também, a preparação para o kick-off, o que a gente vai precisar levar.

E as funções principais que o seu projeto vai precisar, que vão dar o direcionamento para você escolher um funcionário da empresa que pode ser parte do seu projeto.

Comentamos uma série de detalhes que a gente precisa levantar para se ter uma boa apresentação, para você conseguir vender bem seu projeto.

Comentamos sobre estado atual, dados históricos, estado futuro do nosso projeto, cronograma de marcos, objetivo do negócio e expectativa, escopo desse projeto, o que ele vai abranger, premissas e finanças, o que você está considerando para que seu projeto consiga caminhar.

Riscos e impedimentos que porventura podem acontecer no decorrer do seu projeto. Demais expectativas dos gestores. Nós vimos que o caso de projeto é um documento muito importante, com essa série de considerações, para que você consiga vender, conseguir engajamento do projeto com gerentes funcionais, patrocinador e cliente.

Vimos que para a gente se preparar para um kick-off nessa metodologia, precisamos identificar as funções principais, fizemos isso no primeiro curso, preparar o caso de projeto, o esboço da definição do projeto, para a gente levar nessa reunião de kick-off e conjuntamente com a equipe definir o que é esse projeto, o que ele vai tratar.

Parece algo simples, mas na hora que a gente junta com o pessoal e começa a escrever a definição do projeto, objetivo, aí vem a dificuldade.

Falamos isso também, esboço dos objetivos finais do projeto, comentamos isso no primeiro curso, definir os quatro principais objetivos que podem às vezes até ter um link com a estratégia da sua empresa. Como esse projeto vai beneficiar os pilares da estratégia da sua companhia.

E aí ficamos em esboço de cronograma de marcos, que falta a gente estabelecer, um esboço das entregas chave, confirmação do time base do projeto e, enfim, a reunião de kick-off. Esses são os passos que faltam a gente finalizar, para que depois comecemos a conversar sobre o evento reunião de kick-off.

Vamos continuar o nosso curso, sobre o esboço de cronograma de marcos. Ele expressa os eventos de grande relevância que leva a conclusão do projeto. Às vezes os marcos podem estar na proposta do contrato, algo do tipo.

Nesse metodologia nós costumamos dividir o projeto em quatro fases. É interessante, depedendo da tecnologia do projeto, você tentar visualizar quatro fases para ele. Nessas fases, a gente define as principais entregas que vão dar a definição de pronto, vamos dizer assim, que você de fato foi para a segunda fase.

Inevitavelmente você vai precisar de um marco que mostre que você saiu de uma fase 1 e foi para uma fase 2.

Estruturamos aqui só uma noção. Por exemplo, vamos supor que a gente coloque como marco da fase 1 o recebimento dos documentos base. Dentro da fase 1 também a confecção do pré-projeto. No dia 25 a prototipação. E um marco de transição, dia 30 /1 o aceite do cliente da fase de design.

Vamos supor que a nossa fase 1 a gente chamou ela de fase de design e esse marco estrelinha que a gente colocou é muito importante, porque você vai receber um aceite do cliente que você vai poder ir para uma próxima fase. Ciclos curtos, fases curtas também.

Na sequência a gente faz isso com as próximas fases, estabelecemos marcos para elas e fazemos um marco maior para essa transição de uma fase para a outra. Lembrando que isso ainda não é o cronograma, você não tem detalhes de quando você vai entregar certo cada passo, são marcos, não têm duração por teoria, são metas, bandeirinhas para alcançar.

É isso pessoal. Na próxima aula a gente vai fazer o esboço desses entregáveis, confirmar o time do projeto e de fato estaremos prontos para a reunião de kick-off da metodologia Flawless Execution. Espero que vocês estejam gostando, até a próxima aula.

Alinhamento de Equipe - Esboçando entregáveis - Confirmando time base

Fala pessoal, tudo bem? Estamos na nossa aula 1, alinhamento de equipe. No vídeo 3, esboçando os estregáveis e confirmando o time base do projeto. O que são essas entregas chave? São as principais entregas que temos no projeto, entregáveis que justificam a conclusão de marcos, importantes para o cliente, patrocinador, até mesmo para o sistema.

A ideia dessa metodologia, que a gente vê também em outras práticas, é você cruzar as entregas para o setor. Até facilita para o gerente de projetos conseguir acompanhar e monitorar se as áreas estão entregando, qual o compromisso das áreas nos entregáveis do projeto que ele desenhou para a reunião de kick-off.

Aí é a matriz de entregas chave. A gente colocou na primeira linha projeto XPTO, um exemplo, e matriz de entregas chave. Nós temos as áreas na primeira coluna, engenharia, qualidade, e como falamos anteriormente a divisão por fases.

A fase 1, um exemplo, pode ser a fase de design, fase 2 de planejamento ou de exeucação, a fase 3 e a fase 4 que é uma fase de entrega. Para cada fase, quais são os principais entregáveis de cada setor.

A engenharia na fase 1 vai entregar o pré-projeto, a lista de materiais. A qualidade vai entregar a política de qualidade. Na fase 2, a engenharia vai entregar projeto executivo, a qualidade vai fazer inspeções em fábricas, emitir relatórios de não conformidade.

Na fase 3 a engenharia vai trabalhar com lista de pendências, arquivo do projeto, a qualidade com relatório de auditorias. E na fase 4 relatório de lições aprendidas e qualidade relatório de inspeção de garantia.

Lembrando que é um documento que a gente vai levar para a reunião de kick-off mais ou menos pronto para ser discutido. Isso vai ajudar não só a área a perceber o volume de trabalho que ela vai ter no projeto, mas depois ela vai perceber se ela tem de fato um membro para atender essas entregas. Se vai ser um trabalhador, dois, três, vai depender das entregas.

Ele também consegue traçar o perfil. Se a engenharia precisa entregar na fase 1 uma lista de materiais, inevitalmente o responsável da área de engenharia vai trabalhar com pessoas que já trabalham com listas de materiais, documentação, etc.

Vai auxiliar a área a não só definir seus membros base para o líder de projeto, mas também vai pode chegar à conclusão de que pode utilizar uma pessoa na fase 1, na fase 3 outro colega, que trabalha mais com projeto, documentação em si.

E a qualidade também, às vezes na primeira fase vai colocar um integrante especialista em política de qualidade e na fase 3 pode trabalhar com componente mais específico em controle de qualidade, através de auditoria.

Isso auxilia muito os gerentes funcionais a saber como o projeto vai impactar as áreas dele. Esse documento tem que ser feito em conjunto entre o líder de projeto junto com as áreas.

A consequência é levar esse time base do projeto. A partir dessa matriz de entrega chave é possível a gente escolher os membros chave que mais se encaixam com as entregas junto com o gerente funcional e patrocinador.

Quando esse documento está sendo elaborado, o próprio responsável da área, de engenharia por exemplo, ele já vai ter na cabeça quem da equipe dele que pode ajudar o projeto e também disponibilidade, será que esse funcionário vai estar disponível para o projeto?

Às vezes pode ser que o gerente da área volte para o líder do projeto e fale, cara, precisaremos contratar uma pessoa para seu projeto. Já considere isso no seu orçamento.

Isso o projeto não começou ainda. Eu sei que é complicado no dia a dia nós termos esses cenários, normalmente já chega o projeto, já tem que alguém pegar e fazer. Mas a metodologia visa fazer esse estudo prévio para que você saiba a pessoa que vai entrar no projeto e muitas vezes vai chegar à conclusão que vai ter que contratar mais pessoas.

O membro base que foi definido para esses entregáveis será responsável pelos entregáveis, bem como pelo plano de ação para chegar nas entregas. Com os entregáveis ele vai definir um plano de ação para concluir essas entregas do projeto.

Outro ponto importante. Quando você é um membro base do projeto, você deve participar dessas reuniões, isso na metodologia é algo obrigatório. Logicamente, temos situações e situações.

Ele comunica o estado de suas entregas para o líder do projeto de forma proativa, com uma rotina para isso. E o membro base é quem mantém alinhado o time de suporte, gerentes funcionais, explicando o plano de comunicação do projeto.

Se eu sou o membro base de engenharia, mas eu nunca trabalhei com desenvolvimento de requisitos de um projeto, eu vou precisar de um membro base para isso e vou passar essa pessoa. Só que eu vou monitorar essas entregas, eu sou responsável pela entrega dos meus membros suportes.

Logicamente, nesse acordo com o gerente funcional, porque a gente sabe que ele vai querer usar esse recurso do projeto para uma rotina mais de operação ou até mesmo os times de suporte. O membro base do projeto tem esse objetivo de manter a expectativa do gerente funcional e entregar a comunicação, o feedback para o líder do projeto.

Então é isso pessoal. No próximo vídeo a gente vai comentar sobre o projeto de conclusão de curso, dando continuidade. Espero que vocês tenham gostado e até a próxima aula.

Sobre o curso Flawless Execution parte 2: Framework de Gestão

O curso Flawless Execution parte 2: Framework de Gestão possui 160 minutos de vídeos, em um total de 40 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão Corporativa em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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